Organizzazione
Controllo
Valorizzazione dei processi
La mappatura dei processi
La prima attività da farsi consiste nel definire quali sono i processi o i flussi di lavoro dello studio notarile.
I processi sono l’insieme organizzato delle risorse umane , tecniche ed economiche utilizzate per l’espletamento delle attività necessarie per ottenere il risultato.
Per ottimizzare il flusso interno dei processi e quello esterno è importante definire i dati di imput, quelli di output, le risorse e la metodologia strategica
da applicarsi.
Questa mappatura dei processi ci deve consentire di stabilire delle strategie organizzative per ottenere dei flussi basati su:
- percorsi inerenti ad attività fatturabili
- percorsi inerenti ad attività non fatturabili
consentendoci di mantenerli nel tempo e che siano conformi ai requisiti richiesti e aumentino le performance dello studio.
La strada che generalmente percorrò e percorriamo con il “metodo SB” è nel predisporre un documento sulla Situazione iniziale dello Studio contenente informazioni sull’organigramma e sul mansionario di ogni collaboratore.
Sucessivamente occorre definire i processi operativi, quelli di supporto e quelli di base.
I processi operativi sono quelli inerenti alle varie funzionalità dello studio, ad esempio:
| Gestione Segreteria |
| Gestione pratiche societarie |
| Gestione pratiche immobiliari |
| Gestiione…. |
I processi di supporto sono quelli inerenti alla Gestione delle Risorse Interne , ad esempio:
| Gestione Software |
| Gestione Hardware |
| Gestione Personale |
| ecc… |
I processi di base sono quelli inerenti alla Gestione Amministrativa dello studio.
Va da sè, che questi processi determinano lo sviluppo Diretto e Indiretto delle pratiche.
Una volta prodotta la mappatura dello studio si può evincere quali sono i processi fatturabili e quali quelli non fatturabili.
Conseguentemente, creiamo internamente dei protocolli per ottimizzare i processi, generando degli indicatori che consentono il controllo efficace del processo.
Tali controlli, ci possono indicare in tempo reale se vi sono delle attività critiche sul processo.
I controlli amministrativi (ne parleremo meglio in un prossimo post), determinano la verifica continua degli scostamenti dei processi dal budget.
Saluti…..
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