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Il Clima di Studio

IL Clima di Studio

Riprendo le indicazioni esposte nell’articolo 2.

Gli obiettivi non potranno  riguardare solo gli aspetti quantitativi (fatturato, redditività, margine, ecc.), ma anche aspetti qualitativi come:

la soddisfazione della clientela,

il clima di studio,

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la crescita delle risorse umane,

le relazioni esterne,

le innovazioni tecnologiche,

il miglioramento organizzativo

la presenza sul Web e sui social

ecc;

Clima di Studio  

Per creare una studio efficace, determinato, efficente e motivato occorre mettere in atto un insieme di interventi articolati. Il primo passo consiste nell’effettuare una valutazione dei componenti dello studio stesso. Le valutazioni riguarderanno sia aspetti economici sia aspetti più legati all’individuo come entità interagente con il gruppo e con l’attività che svolge.

Situazione iniziale

personale

Il punto di partenza è lo svolgimento di un indaginesul benessere organizzativo.

Si tratta di effettuare un intervista ad ogni collaboratore, preceduta da un questionario (intervista effettuata da un esperto del metodo SB) . E’ importante gestire con estrema cautela questa fase, comunicare ai collaboratori che il test non verrà comunicato ai colleghi.

Le aree da sondare sono:

  • Ambiente di lavoro
  • Condivisione obiettivi
  • Valorizzazione competenze e abitudini
  • Soddisfazione personale
  • Adeguatezza delle apparecchiature e del mobiliio
  • Aspetti conflittualità o collaborazione
  • Fattori che generano stress
  • Comunicazione con il Notaio (come e con quale modalità).

 Linee guida

Controllo

E’ importante che nel momento di creazione del piano di esecuzione di stabilire e pianificare alcuni momenti di controllo. Lo scopo del controllo è di verificare i progressi, la disponibilità del soggetto, la raggiunta maturità del personale nella nuova modalità di lavoro.

Obiettivi e incentivi

Come dicevamo in precedenza, lo sviluppo armonico e continuo di un gruppo passa attraverso la definizione Chiara degli obiettivi finali e intermedi con procedure di misurazione dei risultati e relativa ricompensa..

In questi anni ho verificato sul campo (studio notarile) che non c’è nulla di più efficente, creativo e travolgente di un gruppo affiatato. Lo spirito di squadra da quel fortissimo legame che stringe i componenti nella condivisione delle difficoltà e dei rischi e dei successi. Personalmente non credo che un incentivo basato sul denaro abbia più forza di un incentivo basato sulla motivazione di essere un punto di forza in un progetto comune.

Dinamiche interne

Un gruppo funziona se, vi è affiatamento per ottenere questo occorre:

  • Attenta definizione dei ruoli
  • Gestione della comunicazione interna nei momenti collettivi
  • Strumenti software per corretta comunicazione interna (es: Facile!Studio o Smartsheet)
  •  Riunioni precise e ben coordinate
  • Feedback precisi
  • Definizione di un regolamento interno

alla prossima…

Pianificazione –> Esecuzione –> Controllo

Organizzazione dello studio notarile (1° step)

Pianificazione –> Esecuzione –> Controllo

Una semplice verità, pianifica cosa vuoi fare, decidi come farla, controlla come la stai svolgendo.

Ossia le fasi da seguirsi in ogni progetto:

Definizione degli obiettivi dello studio notarile.

Pianificazione delle strategie per ottenere gli obiettivi.

Impostazione del piano operativo.

Coordinamento dei soggetti coinvolti nelle attività dello studio.

Analisi dei risultati ottenuti.

Valutazione delle nuove prospettive di business

Il metodo SB

Per riuscire in tempi brevi a supportare il Notaio ed attivare un percorso che lo porti ad avere tutte le conoscenze sopra evidenziate, entra in gioco la Strategy Business per lo studio notarile

Il Metodo Strategy Business SB® da noi applicato in più studi notarili è in grado di valorizzare le potenzialità inespresse all’interno degli studi notarili,  ottimizzando sotto ogni aspetto l’efficienza e la produttività degli stessi;

Pianificazione

Una delle attività più banali, ma con un valoreintrenseco enorme consiste nella capacità di definire gli obiettivi di studio, ossia:

Lavorare per obiettivi significa dare una direzione al nostro impegno e conoscere lo sbocco del nostro lavoro.

Definizione obiettivo:
Un obiettivo, per definirsi tale, non deve essere:

Non

è un

obiettivo:

se è generico; In questo caso non
si tratterà di un “obiettivo”
ma di un “buon
proposito”.

se è indipendente da risultati specifici;
se è sganciato da scadenze temporali.
se non è sorretto da valori veri

Il percorso da impostare per definire correttamente un obiettivo è rappresentato dal grafico a seguire

Obiettivi

Strategia, occorre definire l’obiettivo (stato desiderato) con la massima precisione possibile.
L’obiettivo deve essere ben formato e chiaro a tutti coloro che lo dovranno perseguire.

La letteratura inglese conia la parola SMART per definire un obiettivo ben formato.

Ossia:

Specifico (specific);
Misurabile (measurable);
Accettato (accepted);
Raggiungibile (reachable);
Temporalmente definito (time based).

Quando si pone un obiettivo occorre essere certi di disporre delle risorse necessarie (mezzi, strumenti, capitali, risorse umane) per poterlo effettivamente raggiungere e soprattutto di avere e condividere i valori che sorreggano l’obiettivo..

Raggiunto l’obiettivo è di particolare importanza:

Verificare periodicamente le
performance rispetto a quanto programmato

 

 

Attenzione,  gli obiettivi (essendo lo studio notarile gestito dal notaio) non potranno  riguardare solo
gli aspetti quantitativi (fatturato, redditività,
margine, ecc.), ma anche aspetti qualitativi come:

la soddisfazione della clientela,

il clima di studio,

la crescita delle risorse umane,

le relazioni esterne,

le innovazioni tecnologiche,

il miglioramento organizzativo

la presenza sul Web e sui social

ecc;

                                                                                                    

Gli obiettivi dovranno essere riferiti anche ad aspetti della vita personale
e familiare.
                

Alla prossima…

SB per lo Studio Notarile – Il CRM

“Penso che una volta Leadership significasse imporsi, oggi è possedere le qualità necessarie per meritare la stima delle persone”

Indira Gandhi

Gli articoli di questo sito o blog parleranno di “Business Strategy” per lo studio professionale notarile.

Gli articoli sono e saranno il frutto delle mie riflessioni nate dalle ore, giorni e mesi passati “spalla a spalla” con il notaio e i collaboratori di studio, in questi 10 anni di vita notarile.

Il mio primo giorno di lavoro nello Studio notarile Scarano di Ravenna.

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La mia prima giornata di lavoro inizio nel 2006, prendendo coscienza di come si svolgeva la distribuzione del lavoro:

collaboratrici che preparavano atti, gestivano gli adempimenti, le telfonate, ecc, insomma correvano e si adoperavano; d’altra parte il Notaio si occupava dei colloqui con i clienti, delle stipule e di tenersi aggiornato sulle novità normative, e non ultimo si occupava di organizzazione.

La struttura era organizzata per settori e tutti erano super affacendati.

Insomma si correva, poi i tempi sono cambiati…

Personalmente presi conoscenza delle dinamiche interne dello studio e incominciai a capire come lo studio potesse rispondere alle esigenze di un mercato da prima in espansione ma ora (dal 2008) in sicura contrazione.

Per tornare al 2006, oltre alla definizione dei valori dello studio, della gestione ottimale del personale e di un software di studio consigliai al notaio di dotarsi anche di un CRM e gli scrissi la mia prima riflessione che riporto a seguire:

Perchè dotarsi di un CRM
Il CRM Notarile (Customer Relationship Management)

Clienti fedeli e abituali possono rappresentare un significativo vantaggio competitivo per uno studio notarile in molti modi. I clienti veramente fedeli costituiscono una fetta di mercato inattaccabile dalla concorrenza.
Nel passato (e forse oggi perchè ce ne sono molti)
il cliente è abituato a tollerare una scarsa attenzione alla cura delle relazioni da parte del notaio essendo vincolato essenzialmente da due fattori, la qualità della prestazione e la vicinanza geografica. Questi vantaggi competitivi saranno erosi, in un mercato proiettato alla contrazione. La riduzione dei vantaggi del servizio offerto renderanno la relazione con la clientela il nuovo elemento strategico.
Inoltre con la crescita dell’attività diventa impossibile per il notaio conoscere e gestire personalmente le relazioni con tutti i propri clienti.

Un sistema di CRM garantisce che tutti i componenti di un’organizzazione che possono intervenire nei contatti con la clientela, abbiano le informazioni giuste sul cliente, sul suo valore e sulle sue necessità e dispongano degli strumenti per garantirgli un’esperienza positiva.

Un buon CRM riesce a creare inoltre un vantaggio competitivo per l’intera organizzazione che va a sommarsi a quello del singolo professionista che ne fa parte.

Brent Frei, presidente di un’importante società di soluzioni informatiche centrate sul consumatore, porta ad esempio dimostrativo la relazione con la clientela nell’edilizia abitativa. “Un architetto che fornisce un servizio di alto livello si porrà al di sopra degli altri. Il livello di soddisfazione raggiunto dal cliente genererà un numero sostanzialmente sostanzialmente superiore di contatti rispetto ai suoi concorrenti. Tuttavia questa serie di nuovi contatti riguarderà il singolo architetto, che raggiungerà presto la saturazione nel numero di clienti. Se però quel livello di servizio e di soddisfazione può venire esteso a tutta la sua azienda e il cliente sente che tutta l’azienda sta lavorando per lui, allora la relazione si trasforma da personale ad aziendale e, a quel punto l’impresa otterrà i contatti anche se il singolo architetto non è disponibile.”
Nonostante l’esempio faccia riferimento all’edilizia abitativa, una simile riflessione è utile da applicare nel settore in cui operiamo, poichè la differenza non la fa solo il notaio ma la modalità in cui lo studio si propone.

Modelli interni ben oliati e supportati da ottimi  strumenti softtware (ad es. il CRM), ci aiuteranno a trasformare il focus da  notaio centrico e studio centrico in uno studio orientato all’obiettivo e alla clientela.

Da questa letterà inizio la mia avventura nel mondo notarile….

Alla prossima

 

Corsi e Workshop SB Strategy

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Corso SB Strategy™
 

Elenco corsi effettuati:

“L’organizzazione, e il rilancio dello studio notarile in un tempo di contrazione economica”

29.01.2011 Workshop Bologna Technes srl
07.05.2011 Workshop Ascoli Piceno Consiglio Notarile di Ascoli Piceno
04.02.2012 Workshop Firenze Convitto Notarile di Firenze
05.05.2012 Workshop Torino Consiglio Notarile Torino e Pinerolo
27.09.2012 Workshop Milano Marittima Consiglio Notarile di Ravenna
17.04.2013 Workshop Siracusa Consiglio Notarile di Siracusa
05.07.2013 Workshop Arezzo Consiglio Notarile di Arezzo
18.10.2013 Workshop Avellino Consiglio Notarile di Avellino
29.05.2015 Workshop Palermo Consiglio Notarile di Palermo
     
25.26.01.2013 SB Strategy Intensive Bologna
12.04.2013 SB Strategy Intensive Bologna
21.06.2013 SB Strategy Intensive Milano
 
 
“Sb Strategy™
il sistema di gestione professionale che ti permette di gestire il tuo studio, le tue strategie, il web, i social senza dover stravolgere le tue economie”

 

Prima di continuare a leggere questa pagina
guarda il video in basso .
 
 

 
Strategy Business (SB)™ è diverso! è un corso pratico e concreto da riportare nel proprio studio e applicarlo.

 
 
Se vuoi puoi rimanere in contatto con Enrico cliccando qui. e se vuoi il materiale dei corsi clicca qui
 
Vedi un abstract del corso
 
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Un saluto

Enrico

Metodo Strategy Business (SB) Notarile

 

IL “Metodo SB – Strategy Notarile”

è il primo e unico sistema di ottimizzazione gestionale dello studio notarile esistente in Italia.

Cosa significa “sistema di ottimizzazione gestionale”?

La tua curiosità è lecita, ma vorrei introdurre una premessa fondamentale. Credo fortemente che la gestione di uno studio è una Disciplina esatta, che segue delle regole e una logica ben precise e non dipende dalle alcune nostre credenze, ad esempio:

  • …manager si nasce.
  • …che la cultura organizzativa esiste solo nelle grandi organizzazioni .
  • …che per vendere bene devi stracciare i tuoi prezzi.
  • ….c’è la crisi e il tuo vicino fa i preventivi a prezzi stracciati..

Penso che se hai difficoltà a gestire il tuo studio è perché, fino a ora, hai creduto a queste affermazioni!

La verità è che, in questo mutato scenario economico, il tuo studio deve adattarsi alla realtà che lo circonda…

Ricorda, la gestione dello studio è una Disciplina Esatta che ha delle regole ben precise e, come tale, si può imparare!

PER CUI

altSB Strategy è il modello grazie al quale, con molta chiarezza e semplicità, potrai impadronirti davvero del Metodo Scientifico (collaudato e funzionante testato e provato già da 60 studi notarili italiani) che ti permetterà di ottimizzare il tuo modello di studio.

Per cui, come scrive Paulo Coelho:

A ogni essere umano è stata donata una grande virtù: la capacità di scegliere. Chi non la utilizza, la trasforma in una maledizione – e altri sceglieranno per lui.

Oppure, se vuoi davvero mettere il turbo alle tuo studio e avere un incredibile vantaggio sui tuoi concorrenti, allora anche tu devi applicare un vero sistema di organizzazione professionale!

Ecco alcuni esempi su cui il tuo studio svilupperà, sempre maggiori competenza e diventerà un maestro nell’applicarle:

  • La definizione di obiettivi e programmi di azione;
  • La strutturazione dei processi interni;
  • L’implementazione delle procedure e delle policy;
  • Il controllo e la rendicontazione delle attività;
  • Il monitoraggio delle prestazioni;
  • La comunicazione interna;
  • L’attuazione delle azioni correttive;
  • La gestione del tempo di studio;
  • L’ottimizzazione dell’agenda e dei preventivi;
  • La gestione della presenza dello studio sul Web e nei Social e molto altro.

Perciò, giunto a questo punto, sono certo che ne vorrai sapere di più sul Metodo SB.

clicca qui e potrai avere subito maggiori informazioni sul metodo SB!

chi c’è dietro il Metodo SB ?

clicca qui e potrai avere subito maggiori informazioni su chi è Enrico Bartolini!