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Organizzazione – Controllo – Valorizzazione dei processi

Organizzazione processi

Organizzazione

Controllo

Valorizzazione dei processi

 

La mappatura dei processi

La prima attività da farsi consiste nel definire quali sono i processi o i flussi di lavoro dello studio notarile.

I processi sono l’insieme organizzato delle risorse umane , tecniche ed economiche utilizzate per l’espletamento delle attività necessarie  per ottenere il risultato.

Per ottimizzare il flusso interno dei processi e quello esterno è importante definire i dati di imput, quelli di output, le risorse e la metodologia strategica

da applicarsi.

Questa mappatura dei processi ci deve consentire di stabilire delle strategie organizzative per ottenere dei flussi basati su:

  1. percorsi inerenti ad attività fatturabili
  2. percorsi inerenti ad attività non fatturabili

consentendoci di mantenerli nel tempo e che siano conformi ai requisiti richiesti e aumentino le performance dello studio.

La strada che generalmente percorrò e percorriamo con il “metodo SB” è nel predisporre un documento sulla Situazione iniziale dello Studio contenente informazioni sull’organigramma e sul mansionario di ogni collaboratore.

Sucessivamente occorre definire i processi operativi, quelli di supporto e quelli di base.

I processi operativi sono quelli inerenti alle varie funzionalità dello studio, ad esempio:

Gestione Segreteria
Gestione pratiche societarie
Gestione pratiche immobiliari
Gestiione….

 I processi di supporto sono quelli inerenti alla Gestione delle Risorse Interne , ad esempio:

Gestione Software
Gestione Hardware
Gestione Personale
 ecc…

I processi di base sono quelli inerenti alla Gestione Amministrativa dello studio.

Va da sè, che questi processi determinano lo sviluppo Diretto e Indiretto delle pratiche.

Una volta prodotta la mappatura dello studio si può evincere quali sono i processi fatturabili e quali quelli non fatturabili.

Conseguentemente, creiamo internamente dei protocolli per ottimizzare i processi, generando degli indicatori che consentono il controllo efficace del processo.

Tali controlli, ci possono indicare in tempo reale se vi sono delle attività critiche sul processo.

I controlli amministrativi (ne parleremo meglio in un prossimo post), determinano la verifica continua degli scostamenti dei processi dal budget.

Saluti…..

 

 

 

Il Clima di Studio

IL Clima di Studio

Riprendo le indicazioni esposte nell’articolo 2.

Gli obiettivi non potranno  riguardare solo gli aspetti quantitativi (fatturato, redditività, margine, ecc.), ma anche aspetti qualitativi come:

la soddisfazione della clientela,

il clima di studio,

personale_th

la crescita delle risorse umane,

le relazioni esterne,

le innovazioni tecnologiche,

il miglioramento organizzativo

la presenza sul Web e sui social

ecc;

Clima di Studio  

Per creare una studio efficace, determinato, efficente e motivato occorre mettere in atto un insieme di interventi articolati. Il primo passo consiste nell’effettuare una valutazione dei componenti dello studio stesso. Le valutazioni riguarderanno sia aspetti economici sia aspetti più legati all’individuo come entità interagente con il gruppo e con l’attività che svolge.

Situazione iniziale

personale

Il punto di partenza è lo svolgimento di un indaginesul benessere organizzativo.

Si tratta di effettuare un intervista ad ogni collaboratore, preceduta da un questionario (intervista effettuata da un esperto del metodo SB) . E’ importante gestire con estrema cautela questa fase, comunicare ai collaboratori che il test non verrà comunicato ai colleghi.

Le aree da sondare sono:

  • Ambiente di lavoro
  • Condivisione obiettivi
  • Valorizzazione competenze e abitudini
  • Soddisfazione personale
  • Adeguatezza delle apparecchiature e del mobiliio
  • Aspetti conflittualità o collaborazione
  • Fattori che generano stress
  • Comunicazione con il Notaio (come e con quale modalità).

 Linee guida

Controllo

E’ importante che nel momento di creazione del piano di esecuzione di stabilire e pianificare alcuni momenti di controllo. Lo scopo del controllo è di verificare i progressi, la disponibilità del soggetto, la raggiunta maturità del personale nella nuova modalità di lavoro.

Obiettivi e incentivi

Come dicevamo in precedenza, lo sviluppo armonico e continuo di un gruppo passa attraverso la definizione Chiara degli obiettivi finali e intermedi con procedure di misurazione dei risultati e relativa ricompensa..

In questi anni ho verificato sul campo (studio notarile) che non c’è nulla di più efficente, creativo e travolgente di un gruppo affiatato. Lo spirito di squadra da quel fortissimo legame che stringe i componenti nella condivisione delle difficoltà e dei rischi e dei successi. Personalmente non credo che un incentivo basato sul denaro abbia più forza di un incentivo basato sulla motivazione di essere un punto di forza in un progetto comune.

Dinamiche interne

Un gruppo funziona se, vi è affiatamento per ottenere questo occorre:

  • Attenta definizione dei ruoli
  • Gestione della comunicazione interna nei momenti collettivi
  • Strumenti software per corretta comunicazione interna (es: Facile!Studio o Smartsheet)
  •  Riunioni precise e ben coordinate
  • Feedback precisi
  • Definizione di un regolamento interno

alla prossima…