Regolamento Interno

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Gestione dei rapporti con la clientela

Segreteria

Ingresso Struttura I clienti attendono in un apposito salottino; è vietato l’accesso agli uffici operativi.
Atti semplici e gestione documenti Verificare sempre se l’attività documentale o di produzione di atti è fattibile in segretria.
Telefono Nella telefonata richiedere sempre Nome, Cognome e recapito del chiamante e inserire nel CRM il motivo della chiamata. Cercare di evadere sempre la richiesta.
Email di servizio (es: copie) Gestire correttamente gli invii e lo smistamento delle email comuni
Ospitalità Gestire correttamente il flusso del cliente pre-stipula, ottimizzando il loro tempo di attesa
Back-office

Gestione contatto cliente Per ogni contatto compilare nel CRM un report che indica il tempo del colloquio e un resoconto.
Gestione preventivi Ottimizzazione del flusso e registrazione nel CRM
Telefono Conoscere importanza/valore della telefonata e tecniche di comunicazione
Email Conoscere importanza/valore della mail e tecniche di comunicazione
Adempimenti Comunicare al cliente cosa sono gli adempimenti
Riservatezza Divulgazione  Tutti i collaboratori sono tenuti alla non divulgazione delle attività dello studio.
Telefono  Durante le conversazioni telefoniche con i clienti, è sconsigliato (se non in forma sintetica) parlare di argomenti aventi carattere riservato.
Documenti  Non abbandonare mai documenti in luoghi dove potrebbero essere visti da soggetti diversi dagli interessati.
 
 

Uso risorse comuni

Uso Atrezzature

I collaboratori utilizzeranno le atrezzature in dotazione per motivi esclusivamente professionali.

E’ vietato installare programmi software non autorizzati

L’uso del telefono di studio è consentito per casi urgenti, ma di breve durata. Il telefono proprio e i software di Chat sono da utilizzarsi nelle pause e non durante l’orario di lavoro.

 Ecc..

 

Aspetti organizzativi

Aspetti Organizzativi Puntualità  Tutti i collaboratori sono tenuti al rispetto degli orari concordati.
Rispetto degli impegni e gestione

E’ importante ricordare che gli impegni presi, devono essere gestiti sempre.

Se serve la collaborazione di collega, ricordarsi il corso sulla gestione del tempo altrui.

Usare molta cautela, se il collega è nella fascia di “Indisponibile”

Elasticità delle mansioni  Il mansionario esplicita le proprie mansioni, ma ricordarsi sempre che tutti i collaboratori siano disponibili ad offrire la propria collaborazione.
 

Gestione immagine

Immagine Linguaggio Tutti i collaboratori sono tenuti ad utilizzare un linguaggio consono allo studio notarile.
Abbigliamento  Lo studio notarile rispecchia il Notaio, il suo abbigliamento è indice della tipologia dello studio.
Ordine della postazione e della zona di ricevimento Scrivania in ordine, a turno prima di uscire ripristinare la sala colloqui con il cliente.

Alla prossima….

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